Skip to end of metadata
Go to start of metadata
| T-02-2 1-0 | Planlegging av stedlige tilsyn |
| 1. Formål: | Sikre at tilsynene har fokus på prioriterte områder og innrapporteringer og at tilsynsturen blir mest mulig effektiv |
| 2. Målgruppe: | Tilsynsplanleggere |
| 3. Hyppighet: | Månedlig, jf. tilsynsplan |
Oppgave/Aktivitet | Referanse |
1. Halvårlig tilsynsplan | |
Gruppeleder tilsyn har ansvaret for at planen blir utarbeidet.
Plan for 1. halvår skal være klar innen november året før.
Plan for 2. halvår skal være klar innen mai samme år.
Av planen skal følgende komme frem: - ansvarlige planleggere
- frist for planlegging
- hvem som reiser hvor og når
- fokus på bestemte fagområder (avfall, energi, brann etc.)?
- fokus på bestemte funksjoner (SØK/PRO/UTF/KTR) og tiltaksklasser (1/2/3)
- eventuelle kommunebesøk
Der hvor det ikke er planlagt kommunebesøk kan kommunene få tilbud om å delta som observatører i tilsynene.
|
Plan for ST
|
| |
2. Planlegging av stedlige tilsyn | |
Før planleggingen starter må det alltid avklares med gruppeleder om det er endringer i tilsynsplanen vedrørende personalressurser. Ved besøk hos de største foretakene bør det vurderes om det skal delta 2 tilsynsmedarbeidere i tillegg til tilsynsleder.
Ved fokus på bestemte temaer (brann, universell utforming, energikrav etc.) må det vurderes hvorvidt vi har behov for spesialkompetanse i forkant av tilsynet. Det kan være bistand fra fagpersoner i BB for å avklare hva vi kan og skal spørre om når vi er ute på tilsyn.
Når planleggingsarbeidet starter skal alltid sjekkliste 11.01.01 benyttes. Reisemåte må avklares. Det lønner seg å bestille flyreiser og hotellovernatting i god tid, slik at dette er avklart før vi sendes ut brev til foretakene.
Vær oppmerksom på ulike vinter- og høstferier.
For øvrig følges rutinen nedenfor: - sjekke skjema 05 Kandidatliste som ligger under mappen 'Sentral godkjenning/SG Gjøvik NY/Tilsyn/20_Tilsynskandidater/'
- sjekke arkivet og SGIKT - foretak med eventuelle innrapporteringer eller søknader/klagesaker under behandling
- vurdere kontakt med andre offentlige instanser (kommuner, Arbeidstilsyn etc.)
- gjøre ulike søk basert på kommune, funksjon, godkjenningsområde og tiltaksklasse. Sørge for å ha noen foretak i reserve, dersom noen melder avbud
- sjekk også eventuell hjemmeside, Proff samt siste søknad om SG
- sjekke foretakenes besøksadresse og lage en plan for praktisk gjennomføring (geografisk)
- kopier skjema 04 Oversikt over utvalgte foretak, som ligger under mappen 'Sentral godkjenning/SG Gjøvik NY/Tilsyn/13_Skjemaer' over til mappen 'Sentral godkjenning/SG Gjøvik NY/Tilsyn/21_Stedlige tilsyn/ 20xx/Mappe for sted/' og fyll inn de utvalgte tilsynskandidatene
- gi listen til den som er "ringeansvarlig". Vedkommende tar en telefon til foretaket for å si at vi kommer på besøk. Få foretakets e-postadresse og informer om at varselbrev blir sendt per e-post. Kontroller også om foretakets post- og besøksadresse stemmer.
- dersom noen foretak har gyldig grunn til å ikke ta imot oss, må "ringeansvarlig" kontakte planleggerne og avklare hvilke reserver som er aktuelle
- etter ringerunden jobber planleggerne videre med å fordele roller (tilsynsleder/-medarbeider) samt at saksnummer reserveres i arkivet (i ny tilsynsmodul vil dette kunne skje automatisk) og fordel sakene mellom planleggerne. Skjema 04 Oversikt over utvalgte foretak oppdateres
- lag innkallingsbrev/varselbrev og send dette per e-post. Be om at foretaket svarer på e-posten for å bekrefte at de har mottatt varselet
- legg skjema 04 samt oversiktskart i hyllen til tilsynsledere/-medarbeidere
- overfør bekreftede tilsyn til tilsynsleder (i arkivet, eventuelt i SGIKT når tilsynsmodulen er klar)
- oppdater skjema 01 Planlagte og gjennomførte stedlige tilsyn, som ligger under mappen 'Sentral godkjenning/SG Gjøvik NY/Tilsyn/ 25_Rapportering/20xx/'
- dersom kommunebesøk - kontakt kommunen og avtal møtetidspunkt. Be kommunen invitere eventuelle nabo-/samarbeidskommuner
|
Sjekkliste
11.01.01
Skjema 05
Skjema 04
Egen rutine
Skjema 04
Skjema 01
|
| |
4. Hjelpemidler under planleggingen | |
- Sjekkliste for planlegging av stedlige tilsyn
- Plan for ST
- Skjema 01 Planlagte og gjennomførte stedlige tilsyn
- Skjema 04 Oversikt over utvalgte foretak
- Skjema 05 Kandidatliste
- Arkivet og SGIKT
- Google Maps
- Foretakenes hjemmeside, Proff, Brønnøysundregisteret
| |
0 Comments