Innhold:

Varsling i Ansako

Under er en oversikt over ulike steg i Ansako-tjenesten, med forklaring på hvor DiBK sender varsler og hvor vi anbefaler av søknadssystemene sender varsler.

Aktiviteter initiert fra ansvarlig søker

Avsnittet tar for seg anbefalt varsling når ansvarlig søker sender en erklæring til signering eller oppdaterer status for erklæringen.

Varsler fra Ansako

Ansakotjenesten sender aldri varsler for aktiviteter initiert av ansvarlig søker.

Varsler fra søknadssystem

• Vi anbefaler at søknadssystemet sender varsling til ansvarlig foretak når en erklæring er klar for signering. Malen under bør brukes som et utgangspunkt for varselet.

• Søknadssystemet bør sende automatisk purring, eller legge til rette for at ansvarlig søker kan purre, dersom erklæringen ikke er signert eller avvist i løpet av en viss tid (for eksempel en uke).

• Søknadssystemet kan vurdere å sende varslinger dersom ansvarlig søker endrer status, men bør være forsiktige så det ikke oppleves som spam. Hvor man havner når man trykker på signeringslenken, vil uansett avhenge av hvilken status erklæringen har.

Aktiviteter initiert fra ansvarlig foretak

Avsnittet tar for seg anbefalt varsling når ansvarlig foretak signerer eller avviser en erklæring.

Varsler fra Ansako

• Ansakotjenesten sender automatisk kvittering for signert erklæring til kontaktpersonen i det ansvarlige foretaket.

• Ansakotjenesten lar brukeren sende kvittering til valgt e-postadresse med kopi av meldingen dersom man har meldt om feil/avvist erklæringen.

• Ansakotjenesten sender aldri varsler til ansvarlig søker, men oppdatert status med erklæring/melding om avvisning kan hentes via status-APIet.

Varsler fra søknadssystem

Søknadssystemet kan vurdere å sende varslinger dersom ansvarlig foretak har signert eller avvist en erklæring. Behovet for varsling bør ses opp mot at det ikke må oppleves som spam. Det vil trolig være viktigere å varsle om at en erklæring er avvist enn om at den er signert.

Mal for varslingstekster

DiBK foreslår malene under for oppbygging av varslingstekster på SMS og e-post. Tekstene er basert på brukertester fra høsten 2020 og 2021.

Tekstene er laget med utgangspunkt i at ansvarlig søker sender en erklæring til signering, men kan også tilpasses til andre typer varsler.

Retningslinjer for bruk

Søknadssystemene kan selv tilpasse tekstene etter format og innspill fra brukere, men vi anbefaler at formen og emnefelt er mest mulig lik slik at oppdragene blir gjenkjennelig for ansvarlig foretak uavhengig av hvilket søknadssystem som brukes. Tekstene vil også være gjenkjennelig i tjenesten når man trykker på lenka fra varselet.

Purring

Ved purring anbefales det å legge inn “Påminnelse:” foran teksten på SMS-en, og foran emnet på e-posten.

Forklaring av markeringer

Markeringer som brukes i tekstene er:

• [klamme] indikerer inndata fra søknadssystemet/XML

• ellers indikerer alternativ inndata dersom førstevalget er tomt

• <større/mindre enn> indikerer en beskrivelse

• “sitat“ peker på et bestemt ord i teksten

SMS

Mal

[foretak.navn] har fått en [ansvars/samsvars/kontroll]erklæring for [prosjektnavn ellers adresselinje1 ellers gårdsnr. [gaardsnr], bruksnr. [bruksnr]]. Logg inn for å signere: [lenke]. Hilsen [ansvarligSoeker.navn]

Eksempel

Hierarki-forklaring for SMS

Første setning: Dersom det ikke er angitt et prosjektnavn, brukes adresselinje 1 for første eiendom i XML-en. Om adresselinje1 heller ikke er oppgitt, setter vi punktum før for. Alternativene i prioritert rekkefølge blir da:

1. (…) erklæring til signering for Mitt prosjekt.

2. (…) erklæring til signering for Storgata 19.

3. (…) erklæring til signering for gårdsnr. 123, bruksnr. 23.

Forslag til tillegg for SMS

• Legge inn fristen for signering

E-post

Mal

Emne

[prosjektnavn ellers adresselinje1 ellers “gårdsnr. [gaardsnr], bruksnr. [bruksnr]”] - [ansvars/samsvars/kontroll]erklæring er klar til signering

Brødtekst

Vi ber [foretak.navn] (org.nr. [organisasjonsnummer])signere [ansvars/samsvars/kontroll]erklæringen for [prosjektnavn] ellers <fjerne “for”>

Adresse: [adresselinje 1 ellers “Gårdsnr. [gaardsnr], bruksnr. [bruksnr]”], [postnummer poststed ellers [kommunenavn] “kommune”] ([gaardsnr]/[bruksnr] <vises kun hvis adresselinje 1 finnes>)

Kommunens saksnummer: [saksaar]/[sakssekvensnr] ellers fjerne linjen

Kontaktperson hos ansvarlig foretak: [foretak.kontaktperson.navn]

Frist for signering er [frist]

Etter fristen vil det ikke lenger være mulig å signere erklæringen.

Ansvarsområde (ellers “Ansvarsområder”)

ansvarsområde.funksjon.kodebeskrivelse

• beskrivelseAvAnsvarsomraade

<liste over ansvarsområder med beskrivelser, i denne rekkefølgen: PRO, UTF, KONTROLL, SØK>

Her signerer du erklæringen

Logg inn på Signering for ansvarlige foretak hos Direktoratet for byggkvalitet for å fylle ut og signere erklæringen.

Vennlig hilsen,

[ansvarligSoeker.kontaktperson.navn ellers <fjerne “for”>] for [ansvarligSoeker.navn]

E-post: [ansvarligSoeker.kontaktperson.epost ellers ansvarligSoeker.epost ellers <fjern linja>]

Telefon: [ansvarligSoeker.kontaktperson.mobil ellers ansvarligSoker.kontaktperson.telefon ellers ansvarligSoeker.mobil ellers ansvarligSoeker.telefon ellers <fjern linja>]

Eksempel

Hierarki-forklaringer for e-post

Emne: Se hierarkiforklaring for SMS.

Adresse: Fire alternativer:

1. All informasjon finnes: Adresselinje 1, postnummer poststed (gaardsnr/bruksnr)

2. Poststed eller postnummer mangler: Adresselinje 1, kommunenavn “kommune” (gaardsnr/bruksnr)

3. Adresselinje 1 mangler, men postnr og poststed finnes: “Gårdsnr.” X, “bruksnr.” Y, postnummer poststed

4. Adresselinje 1 OG postnummer eller poststed mangler: “Gårdsnr.” X, “bruksnr.” Y, kommunenavn “kommune”

Forslag til tillegg for e-post

• La ansvarlig søker legge inn en beskjed til foretaket via et fritekstfelt

• Opplyse om hvilken søknad det gjelder (eks. IG1, IG2)

• La ansvarlig søker legge ved oppdaterte tegninger eller andre vedlegg

• Kontrollerklæring: Opplyse om at vedlegget Plan for uavhengig kontroll må legges ved erklæringen

• Legge inn organisasjonsnummeret til ansvarlig søker