Det er trygt å sende søknader som inneholder taushetsbelagte opplysninger via Fellestjenester PLAN og BYGG. Kommunen skal alltid foreta en vurdering av opplysningene i søknaden før publikum får tilgang. Dette betyr at ansvarlig søker/tiltakshaver ikke trenger å foreta seg noe i forkant av innsendingen, selv om vi alltid oppfordrer avsender til å unngå å sende sensitiv informasjon.

Offentlighetsvurdering av søknaden og filer sendt med søknaden

Det er kommunens ansvar å vurdere om informasjonen i søknaden skal unntas eller ikke, men kravet om offentlighet og transparens i forvaltningen står sterkt. Offentlige virksomheter har plikt til å journalføre og gi publikum innsyn i offentlig forvaltning. Dette følger av arkivloven, offentlighetsloven og forvaltningsloven. Selv om hovedregelen er at saksdokumenter er åpne for innsyn, finnes det flere unntak fra innsynsretten. Et eksempel på dette er opplysninger som er underlagt taushetsplikt (for eksempel opplysninger om noens personlige forhold).

Dersom opplysninger i søknaden er underlagt taushetsplikt og skal unntas offentlighet, må vurderingen være hjemlet. Informasjon som skal unntas er beskrevet i offentlighetsloven kapittel 3. Det er i tillegg gitt bestemmelser om taushetsplikt i enkelte særlover, som i sikkerhetsloven.

Kommunen kan unnta hele søknaden eller enkeltfiler sendt som vedlegg. Opplysninger i en fil kan også sladdes, slik at informasjon som ikke er taushetsbelagt kommer frem.

Ulik praksis i kommunene

Offentlighetsvurderingen kan gjøres på ulike tidspunkt i kommunene, og avhenger av interne rutiner og postlister/innsynsløsninger. I alle tilfeller skal opplysningene gjennomgås før publikum får tilgang.

• Fulltekstpublisering: Kommunen gjør en vurdering av innholdet og legger ut informasjonen som ikke skal unntas offentlighet i fulltekst på sine postlister/innsynsløsninger.

• Be om tilgang: Kommunen publiserer postjournalen uten fulltekstpublisering. Publikum må be om å få informasjonen tilsendt. Offentlighetsvurderingen gjøres før publikum eventuelt får tilsendt informasjonen.

• Innsynsbegjæring: Kommunen har vurdert at informasjonen eller enkelte opplysninger ikke skal offentliggjøres, og unntatt disse fra offentligheten. Publikum må da begjære innsyn i dokumentene, og ny vurdering gjøres før begjæringen innvilges eller avslås.

Retten til innsyn og krav til publisering av postjournaler på internett er hjemlet i offentlighetsloven. I tillegg er det flere lover og forskrifter som regulerer retten til innsyn og saksbehandling av innsynskrav.

Enkelte kommuner, f.eks. Oslo som publiserer i fulltekst, gjør også en vurdering av filer som ikke skal publiseres (f.eks. foto med ansikt og gebyrutregning). Disse filene er altså ikke unntatt offentlighet, og vil bli tilgjengeliggjort dersom publikum ber om det.

Skjermingsverdige bygg

Byggeprosjekter på skjermingsverdige bygg som banker, fengsler, militæranlegg eller lignende, er taushetsbelagt informasjon og unntatt offentlighet etter sikkerhetsloven. Disse søknaden bør ikke sendes digitalt.

Informasjon om disse byggene skal kun håndteres av autorisert personale i alle ledd, også i kommunen. Disse problemstillingene vil være kjent for ansvarlige søkere som arbeider med skjermingsverdige bygg.

Offentlighetsvurdering av digitale søknader

Offentlighetsvurderingen gjøres av kommunen som skal forvalte informasjonen i sine arkiv og på innsynsløsninger. Selv om ansvarlig søker eller tiltakshaver kan ha et ønske om at søknader og filer ikke skal offentliggjøres, kan ikke søknaden sendes kommunen med denne begrensingen. Det er innholdet i søknaden med filer som skal vurderes, og søker kan kun påvirke offentlighetsvurderingen ved å begrense informasjonen som oppgis.

Ansvarlig søker/tiltakshaver skal kunne stole på at rutinene blir ivaretatt også om søknaden sendes digitalt. Mottaksrutinene i kommunene vil være de samme uavhengig av om kommunen mottar informasjonen digitalt via Fellestjenester PLAN og BYGG, eller på papir.

Nedlastbare filer i Fellestjenester PLAN og BYGG

Hovedandelen av filer som håndteres i økosystemet, er en viderformidling fra søker til kommunen. Det er likevel mulig for søknadssystemene å laste ned enkelte filer som skal sendes med søknaden fra støttetjenestene våre. Disse filene kan hentes via et eget Download API. I tillegg kan brev fra kommunen lastes ned dersom det sendes med API for dokumentformidler. Disse filene inneholder normalt ikke taushetsbelagte opplysninger, og trenger derfor ikke å unntas offentlighet.

Følgende filer kan lastes ned:

• Nabovarsel

• Merknader til nabovarsel

• Ansvarserklæring

• Samsvarserklæring

• Kontrollerklæring

• Brev fra kommunen

• Varsel om oppstart av reguleringsplanarbeid

• Uttalelser til planvarsel

Alle filene har unike filnavn, GUID-er eller andre ID-er, som det er svært vanskelig å gjette seg til. API-ene er ikke beskyttet med egen autentisering.

Relevante lenker

Alle lover med forskrifter er tilgjengelige fra Lovdata.

• Offentlighetsloven

• Forskrift til offentlighetsloven

• Forvaltningsloven

• Forskrift til forvaltningsloven

• Arkivloven

• Forskrift til arkivloven

• Personopplysningsloven

• Forskrift til personoplysningsloven

• Sikkerhetsloven

Les mer om taushetsbelagte opplysninger, unntak fra offentliggjøring og innsynsbegjæringer på Arkivverket sine sider https://www.arkivverket.no/kom-i-gang-med-arkiv/taushetsbelagte-opplysninger