Arbeidsflyt splitting

I de tilfellene det søkes om flere dispensasjoner samtidig, kan kommunen ha behov for å splitte opp søknadene før saksbehandling. Dette kan være både internt i etaten eller til andre deler av kommunen. Under har vi laget en arbeidsflyt for hvordan oppdelingen av dispensasjonssøknadene vil være.

Dispensasjonssøknaden følger oppsett som vist i illustrasjonen under.

Open

Illustrasjon av splitting

Søknad om dispensasjon utenfor byggesak

En forsendelse består av et oversiktsdokument som XML og PDF, og én eller flere dispensasjonssøknader. Oversiktsdokumentet vil inneholde felles informasjon og oversikt over de enkelte dispensasjonssøknadene.

Hver dispensasjonssøknad legges til som et vedlegg med en egen XML og PDF. Dersom det søkes om flere dispensasjoner populeres antallet dispensasjonssøknader tilsvarende. Søknaden kan også inneholde et eller flere felles vedlegg (for eksempel en utredning eller et kart) som søker har lastet opp.

Saksbehandler kan splitte opp dispensasjonen

Kommunene mottar innsendingen via SvarUt som vanlig. Hvis kommunens rutiner innebærer at de ulike dispensasjonssøknadene skal behandles av ulike avdelinger eller etater, så kan forsendelsen splittes opp til flere saker med egne saksnummer. Dette gjøres med API for saksoppdatering.

Splittingen kan løses enten ved at dagens API for saksoppdatering utvides med en referanse til hvilken dispensasjonssøknad et saksnummer gjelder, alternativt så kan vi lage et eget API for dispensasjon. Dette kommer vi tilbake til.

Søknadsystemene vil få en melding om splitting av forsendelsen, via API-et. Vi legger opp til at det skal være mulig å splitte forsendelsen til de enkelte dispensasjonssøknadene og sende ett vedtak per søknad (med egne saksnummer), men det er opp til kommunen om vedtaket/vedtakene sendes samlet eller hver for seg. Vi legger også opp til at det skal være mulig å samle dispensasjonsøknadene etter splitting, og deretter sende et felles vedtak. Det er viktig at saksbehandler er tydelig på hvilke dispensasjonssøknader som er godkjent, slik at det ikke oppstår misforståelser.