Som et ledd i satsingen for å gjøre det enklere og raskere å realisere gode boligprosjekter, ønsker departementet at direktoratet styrker sitt arbeid med å forenkle og digitalisere byggesaksprosessen. Dette ønsker de blant annet at vi skal gjøre ved å undersøke hvordan det kan bli enklere å utføre visse typer søknadspliktig arbeid. Dette gjøres gjennom å tilrettelegge for at kommunene kan saksbehandle enkle søknader automatisk.

Tilnærming til oppdraget

Vi har vurdert at det er mest gunstig å integrere en smidig søknadsprosess for “pipearbeid” i eksisterende søknad i ett trinn, slik at vi ikke utvikler en egen tjeneste for kun dette aktuelle tiltaket. Dette gjør at vi på sikt kan utvide tjenesten med flere tiltakstyper. Dersom søknaden ikke kvalifiserer for automatisk saksbehandling, blir den prosessert og behandlet som en ordinær søknad.

Automatisert saksbehandling må skje i tett samarbeid med sak-/arkivleverandørene og kommunene. Sak-/arkivleverandørene beslutter, i samarbeid med kommunene, om de ønsker å utvikle en helautomatisert eller en semiautomatisert import og saksbehandling.

Dette er inspirert av eksisterende løsning for å søke om Arbeidstilsynets samtykke. FtPB sjekker om søknader om samtykke oppfyller kriteriene, og om søker har erklært at informasjonen stemmer, før de sendes Arbeidstilsynet, importeres og saksbehandles automatisk. Vedtak om samtykke sendes søker umiddelbart. I etterkant utfører Arbeidstilsynet kontroll/tilsyn.

Arbeidstilsynet hadde før automatiseringen store restanser. Det tok normalt 6-12 uker før en saksbehandler begynte arbeidet med en søknad. Omtrent 75 % av søknadene om samtykke de mottar, blir i dag behandlet automatisk. Etterkontroll avdekker om en søknad behøver videre oppfølging, og avdekker forbedringspunkter.

Datamodell

Vi har valgt å lage et nytt element i datamodellene; automatiseringskrav. Strukturen på elementet er lik løsningen til Arbeidstilsynet. Kriteriene for om søknaden er en kandidat for automatisk saksbehandling er tilgjengelig i Nasjonale sjekklister - på sjekkpunkt merket som “Automatiseringskrav”.

Ansvarlig søker må svare «Ja» eller «Nei» på kriteriene/spørsmålene. For noen av dem må søker laste opp relevant dokumentasjon eller vedlegg som besvarelse.

Validering

Valideringsreglene sikrer at ansvarlig søker besvarer kriteriene for om søknaden kan saksbehandles automatisk. Dette gjøres ved at tiltakstypen trigger valideringsreglene for automatiseringskrav. Dersom søknaden oppfyller kravene er den en kandidat for automatisering i kommunens saksbehandlingssystem.

Søker bør få informasjon om at søknaden er en kandidat for automatisert saksbehandling underveis i søknadsprosessen, slik at hen kan innhente mer dokumentasjon eller endre på byggeprosjektet for å oppfylle kravene. Søknadsleverandørene kan også velge å lage en egen tjeneste for søknad om for hver tiltakstype/søknadstype.

Mottak og bruk i kommunen

Automatiseringen gjøres i kommunen gjennom det valgte sak-/arkivsystemet. Vi er derfor avhengig av at eByggesaksleverandørene implementerer mulighet for automatisk saksbehandling basert på kriteriene og valideringsreglene. Det er kommunene som selv avgjør om, og eventuelt hvordan, automatisk saksbehandling skal skje. Dette kan for eksempel være en helautomatisert prosess uten kontroll, en helautomatisert prosess med forhåndskontroll eller etterkontroll, eller en semi-automatisert prosess der saksbehandler forhåndskontrollerer søknaden og importerer den manuelt.

Det vil være behov for en klausul i byggetillatelsen som opphever vedtaket dersom etterkontroll avdekker at søknaden ikke oppfylte kravene ved innsending.

Etterkontroll

I denne sammenhengen anbefaler vi at kommunene fører tilsyn med for eksempel et gitt antall søknader, for å sikre at søknadene er konsistente og oppfyller kravene. Dette vil bidra til å bekrefte om saksbehandlingen fungerer etter kommunens behov. Dette tilsvarer Arbeidstilsynet sin “etterkontroll”.

Undersider