Varselet om at planarbeidet starter opp etter plan- og bygningsloven § 12-8 første ledd, det skal ha vedlagt planinitiativet og referat fra oppstartsmøtet eller opplyse om hvor det er tilgjengelig (https://lovdata.no/forskrift/2017-12-08-1950/§5). 

Medvirkning i planprosessen for innbyggere er en forutsetning for styrket lokaldemokrati. https://www.regjeringen.no/no/tema/kommuner-og-regioner/kommunereform/Verktoy/lokaldemokrativeilederen/kommunen-og-innbyggerne/innbyggernes-medvirkning-i-planprosesser/id2425535/

Etter plan- og bygningsloven skal det legges til rette for allmennhetens deltakelse i planprosesser. Hovedmålet for planleggingen er å utvikle et samfunn som ivaretar viktige fellesverdier og gode levevilkår for alle grupper.

Første varsel

Varselet sendes fra forslagsstiller, eller plankonsulent om dette er innleid, og sendes til berørte parter.

Henting av liste over berørte parter

Fellestjenester plan og bygg tar ansvar for distribusjon av varselet, men sluttbrukersystemene må selv hente ut korrekte lister over berørte parter.

Det er tre lister med berørte parter som skal varsles. 

• Naboer (hentes i matrikkel)
  I tilfeller der to eller flere mottakere har samme organisasjonsnummer, men ulikt navn, vil de motta varsel

• Lokale lag og foreninger

• Innsigelsesmyndigheter 

Flyt i Altinn

Under følger eksempel på standard skjemaflyt i Altinn.

1. Distribusjon av varsel om planoppstart sendes Altinn

Distribusjonen inneholder selve varselet + en liste over alle som skal varsles. Ett kart-vedlegg er påkrevd:

Meldingsmodell for distribusjonen

2. Kvittering for sendt varsel sendes til forslagsstiller/plankonsulent

Kvitteringen kommer som en PDF i innboksen til den som har sendt inn varselet, enten forslagsstiller eller plankonsulent. Kvitteringen viser liste over eventuelle mottakere som IKKE er nådd med digital varsling. Det er da opp til forslagsstiller/plankonsulent å varsle de det gjelder på annen måte. Varsel om oppstart av reguleringsplanarbeid vil ikke bli sendt til print.

3. Alle som skal varsles mottar varsel i Altinn

Fellestjenester PLAN sender alle på varslingslisten en e-post eller SMS om at de har mottatt et varsel i Altinn. Varslingsadresse hentes fra kontakt- og reservasjonsregisteret, eller varslingsadresse registrert for foretaket i Altinn. E-post er foretrukket varslingsmetode dersom e-postadresse er registrert. Hvis naboen ikke har åpnet varselet i Altinn innen en uke, sendes en påminnelse på e-post eller SMS. Varsling oppfyller således kravene til varslingsplikten etter Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (eForvaltningsforskriften) § 8.

I innboksen i Altinn får de én melding om varselet (varselbrev.pdf og eventuelle vedlegg) og et preutfylt Uttalelse til oppstart av reguleringsplanarbeid-skjema.

Meldingen ser slik ut: 

Visning av hele teksten: 

Selve varselbrevet PDF ser slik ut:

4. Uttalelse til oppstart av reguleringsplanarbeid

Alle som er varslet får mulighet til å gi sin uttalelse ved hjelp av et forhåndsutfylt skjema i Altinn.
Svarskjemaet ligger som et preutfylt skjema i innboksen:

Skjemaet i utfyllingsfasen: 

Det er mulig å legge til vedlegg:

Når en trykker “signer” på varselet, sendes dette tilbake til forslagsstiller.

5. Forslagsstiller mottar uttalelse

Med bakgrunn i potensielt stort antall uttalelser, blir tilbakemeldingene daglig samlet opp i FtP og rapportert i èn melding tilbake til forslagsstillers innboks i Altinn, inntil frist for innspill fra berørte parter.
NB! Fellestjenester PLAN sender ikke epost- eller SMS-varsel til forslagsstiller om at det er kommet en uttalelse om plansaken.
På status-APIet kan sluttbrukerløsningene hente alle uttalelser i XML og PDF-format, samt de daglige rapportene.