Bruk av ID-er og saksnummer

Owned by Veslemøy Søbak
21.10.2022
3 min read

Søknadsystemene forholder seg til AR-koden som tildeles ved innsending, mens saksbehandlingssystemene importerer dette til et saksnummer - som deretter blir deres primære identifikator. Det er derfor avgjørende at disse ID-ene, kobles sammen.

Etter import vil søknadsystemene motta det gjeldende saksnummeret gjennom API for kvittering, og må deretter koble dette på rett byggeprosjektet i søknadsløsningen.

Fellestjenester BYGG kobler referansene sammen med FtBID-en for det gjeldende byggeprosjektet.

Parallelle saksbehandlingsløp

I et saksforløp vil det være parallelle saksbehandlingsprosesser. Det kan forekomme at samme prosess er i behandling samtidig, for eksempel kan søker ha sendt inn både IG 1 og IG 2 på samme saksnummer. De ulike innsendingene med unike AR-koder, må derfor både kobles sammen på riktig saksnummer, og med riktig milepæl/oppdatering. Dette må overføres til det utgående kallet.

Saksbehandlingssystemene må holde styr både på ID-ene og på saksbehandlingsprosessene. Saksbehandlingstiden må oppdateres i tråd med milepælene. Objektet “saksnummer” inneholder “dokumentnummer” som kan brukes dersom det er behov for å koble prosess til et bestemt dokument. AR-koden

Parallelle saksbehandlingsløp blir identifisert ved AR-koden på den mottatte søknaden

Endringer i saksnummer

Etter import av søknaden, kan praktiske endringer i saksbehandlingssystemet forekomme. Dette er ikke vanlig, men økosystemet må være i stand til å håndtere de tilfellene som eventuelt oppstår.

En søknad kan flyttes til et nytt saksnummer, deles opp i to eller flere saksnummer, eller at to eller flere søknader ønskes behandlet i ett saksnummer.

API for endring av saksnummer skal brukes i slike tilfeller. Under har vi skissert de tre alternativene.

Flytting av sak

En sak kan flyttes fra ett saksnummer til et annet, blant annet fordi det allerede er mottatt nabomerknader på byggeprosjektet.

Beskrivelse av prosess

  1. Søknadssystemet sender sak med AR-kode AR10000001

  2. Søknaden blir importert og kommunen sender saksnummer 2022 44444 tilbake til søker via kivtterings API

  3. Søknaden blir flyttet til saksnummer 2021 23435

  4. Kommunene varsler flytting via endret saksnummer API

Splitting av sak

En søknad kan deles opp i to eller flere saksnummer fordi de må behandles separat. Dette kan blant annet være fordi saksbehandler må behandle eneboligen og garasjen for seg.

Beskrivelse av prosess

  1. Søknadssystemet sender sak med AR-kode AR10000001​

  2. Saken blir importert på saksnummer 2022 11111

  3. Kommunene sender dette på kvitterings API til søker

  4. Søknaden blir delt opp i saksnummer 2022 11111 og  saksnummer 2022 22222​

  5. Kommunene bruker endret saksnummer API for å varsle oppdelingen

  6. Kommunene bruker saksoppdatering API for å sette eiendom og tiltakstype på 2022 11111

  7. Kommunene bruker saksoppdatering API for å sette eiendom og tiltakstype på 2022 22222

Samling av saker

Dersom det er mest formålstjenlig å behandle to søknader samtidig, kan sakene bli samlet. Dette kan blant annet gjelde dersom det er to ulike tiltak på samme bygning.

Beskrivelse av prosess

  1. Søknadssystemet sender sak med AR-kode AR1000001

  2. Saken blir importert på saksnummer 2022 11111 og sender kvittering til søker

  3. Søknadssystemet sender sak med AR-kode AR1000002

  4. Saken blir importert på saksnummer 2022 22222 og sender kvittering til søker

  5. Søknad 2022 1111 blir slått sammen med saksnummer 2022 22222

  6. Kommunene bruker endret saksnummer API for å varsle oppdelingen ​

  7. Kommunene bruker saksoppdatering API for å sette eiendom og tiltakstype på 2022 11111