...

Nabovarselet feiler etter innsending

...

Fellestjenester BYGG ønsker å luke ut flest mulig slike tilfeller før nabovarselet sendes, for å hindre at brukere betaler for naboer som ikke kan nås. Sluttbrukersystemene bør gi veiledning til sine brukere om hvordan slike tilfeller skal håndteres.

Hvem har ansvaret for at nabovarselet kommer frem?

Det er den som skal bygge som har ansvaret for at berørte naboer og gjenboere blir varslet. Varsling kan unnlates dersom grunneiers adresse ikke er kjent (jf. Plan- og bygningsloven § 21-3, første ledd). Naboen kan likevel ha klageinteresse i ettertid, og kan stoppe byggesaken dersom det ikke er sendt varsel. Viktigheten av å varsle naboen må derfor ses opp mot hvor mye byggeplanene vil berøre naboens interesser.

Det er kommunen som avgjør hvorvidt nabovarslingen er tilstrekkelig i hvert tilfelle.

Hvorfor feiler digital sending?

...

Her er de vanligste grunnene til at digital sending feiler, og hva som kan gjøres i de ulike tilfellene.

1. Naboens postadresse mangler eller er formatert feil

Naboer som er reservert mot digital kommunikasjon, får nabovarselet sendt i posten. For å sende nabovarselet i posten, må postadressen være formatert riktig.

Minimum adresseinformasjon er: Navn, postnummer og poststed. Skal det distribueres utenlands må også landkode angis.

2. Avsenders postadresse mangler

Naboer som er reservert mot digital kommunikasjon, får nabovarselet i posten. Den som har sendt nabovarselet må derfor sørge for å skrive inn en postadresse for hvor merknadene kan sendes inn.

Minimum adresseinformasjon er: Navn, postnummer og poststed.

3. Hjemmelshaver er død

Nabovarsling feiler dersom varslingsberettiget person er død uten at skifte av eiendommen er foretatt.

Det er mulig å unnlate nabovarsling der mottaker av varselet er død og dødsboet eller boets adresse ikke fremgår av matrikkelen. Pbl. § 21-3 gir ikke hjemmel til å kreve at ansvarlig søker foretar ytterligere undersøkelser. Se mer informasjon i blogginnlegg: Avklaring: Nabovarsling når mottaker er død

4. Eiendommen eies av en virksomhet som er konkurs eller slettet

Dersom virksomheten som eier eiendommen har gått konkurs, må avsender av nabovarselet finne bostyrer. Informasjon om bostyrer finnes her: brreg.no/kunngjoring/

En kan slå opp i Brønnøysundregistrene for å se om en virksomhet er slettet av andre årsaker: brreg.no/kunngjoring/

5. Vedleggene kunne ikke printes

Naboer som er reservert mot digital kommunikasjon, får nabovarselet sendt i posten. Noen vedlegg til nabovarselet lar seg ikke printe.

Dersom søkeren har brukt vektorgrafikk, bør den gjøres om til rasterbasert grafikk. Søker kan også kjøre grafikken gjennom en «flatten»-prosess, som fjerner lagdelingen i bildet.

Kan ikke nabovarselet sendes digitalt?

Både åpning av nabovarselet i Altinn og printing av nabovarselet, vanskeliggjøres dersom vedlegg inneholder vektorgrafikk eller lagdelt grafikk. I tillegg gjør store vedlegg at det tar det lang tid å sende ut nabovarslene. Leverandørene bør veilede brukerne sine om dette, og vurdere tiltak for å gjøre vedleggene mer håndterbare. Mer informasjon om dette finnes her: Veiledning om filvedlegg.

Hvem har ansvaret for at nabovarselet kommer frem?

Det er den som skal bygge som har ansvaret for at berørte naboer og gjenboere blir varslet. Varsling kan unnlates dersom grunneiers adresse ikke er kjent (jf. Plan- og bygningsloven § 21-3, første ledd). Naboen kan likevel ha klageinteresse i ettertid, og kan stoppe byggesaken dersom det ikke er sendt varsel. Viktigheten av å varsle naboen må derfor ses opp mot hvor mye byggeplanene vil berøre naboens interesser. Det er kommunen som avgjør hvorvidt nabovarslingen er tilstrekkelig i hvert tilfelle.

Dersom nabovarslet ikke kan sendes digitalt, kan søker prøve en av disse måtene:

• Sende nabovarselet som rekommandert postsending

• Overlevere nabovarselet personlig mot signatur fra naboen

• Sende nabovarselet på e-post eller SMS mot at naboen bekrefter at varslet er mottatt. Automatisk svar holder ikke.

...

Om printtjenesten for nabovarsel

Reservert nabo

Dersom naboen er reservert i kontakt- og reservasjonsregisteret, sendes nabovarselet til printtjenesten til KS. Mottakere som ikke er reserverte, men som ikke har varslingsadresse i kontakt- og reservasjonsregisteret, skal behandles som reserverte.

Foretak har i utgangspunktet ikke reservasjonsrett, men ikke alle har lagt inn varslingadresse i KoFuVi (kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter). Nabovarsler til disse virksomhetene blir sendt i posten.

Reservert søker

Dersom en som er reservert mot digital kommunikasjon sender et digitalt nabovarsel, vil det skje en feil i Altinn ved sending av svarene til søkerens meldingsboks. Ta kontakt med service desk for å få tilgang til eventuelle merknader.

Om printtjenesten og leveringstid

...

Fristen for å svare på nabovarselet er 14 dager fra varselet er sendt. Dersom naboen ikke rekker å svare på nabovarselet innen 14 dager, kan naboen ta kontakt med kommunen.

Konvertering av vedlegg til PDF

Nabovarsler som skal sendes i posten må konverteres til PDF før vi sender dem til printleverandøren. Tillatte filtyper i nabovarsel er derfor begrenset til de filvedlegg som konverteres i Fellestjenester BYGG. Dersom søknadsleverandøren ønsker å kunne sende med andre filtyper, må de selv konvertere vedleggene til PDF.

I tilfeller hvor det er skjedd en konvertering til PDF, vil det i følgebrevet komme en tekst om dette.

Utenlandske postadresser

Vi konverterer tresifret landkode til Postens standard, som er ISO 3166-1 Alpha 2. Den konverterte landkoden brukes til å prefiske postnr i det tilfeller det er aktuelt. I tillegg brukes landkoden når navn på land legges i datastrukturen før oversending til print.

...

For mer informasjon, se bloggpost (08.02.19) om nabovarsling av utenlandske adresser.

Reservert søker

Dersom en som er reservert mot digital kommunikasjon sender et digitalt nabovarsel, vil det skje en feil i Altinn ved sending av svarene til søkerens meldingsboks. Ta kontakt med service desk for å få tilgang til eventuelle merknader.

Bruk og spesialtilfeller i Matrikkelen

Sameier

Ved varsling av sameie holder det å varsle styret

Håndtering av spesialtilfeller

Sameier

Hovedregelen om nabovarsling etter pbl. § 21-3 første ledd er at alle eiere av nabo- og gjenboereiendommer skal varsles før søknad sendes inn. Dette omfatter også eiendommer som eies av sameier, uavhengig av hvor mange eiere sameiet består av. 

I tilfeller der et sameie har et styre, er det tilstrekkelig at styret varsles, se veiledningen til SAK10 § 5-2 første ledd. Sameier kan etter sameieloven § 6 ha et styre, men de har ikke plikt til det. Her er mer informasjon om hvordan det styret kan gjøresvarsles: Hvordan varsle styret i et sameie

Det kan gjøres unntak fra nabovarsling «når arbeidet ikke, eller i liten grad, berører interessene til naboer og gjenboere», se pbl. § 21-3 andre ledd. Det må vurderes i hvert enkelt tilfelle.

Hemmelige adresser

Dersom en eller flere naboer bor på hemmelig adresse, vil matrikkelen returnere en varseltekst på eiendommen det gjelder.

...

D-nummer behandles på samme måte som fødselsnummer.

Vedlegg

Store vedlegg

Både åpning av nabovarselet i Altinn og printing av nabovarselet, vanskeliggjøres dersom vedlegg inneholder vektorgrafikk eller lagdelt grafikk. I tillegg gjør store vedlegg at det tar det lang tid å sende ut nabovarslene. Leverandørene bør veilede brukerne sine om dette, og vurdere tiltak for å gjøre vedleggene mer håndterbare. Mer informasjon om dette finnes her: Veiledning om filvedlegg.

Filtyper

Nabovarsler som skal sendes i posten må konverteres til PDF før vi sender dem til printleverandøren. Tillatte filtyper i nabovarsel er derfor begrenset til de filvedlegg som konverteres i Fellestjenester BYGG. Dersom søknadsleverandøren ønsker å kunne sende med andre filtyper, må de selv konvertere vedleggene til PDF.

I tilfeller hvor det er skjedd en konvertering til PDF, vil det i følgebrevet komme en tekst om dette.

Annet

Nabo som eier flere eiendommer

Dersom en organisasjon eller person eier flere naboeiendommer, slås varslene sammen til ett nabovarsel.

...

Visning av adresselinje 1-3

I de fleste adresseobjekter er det 3 adresselinjer; adresselinje1 adresselinje 1-3. I distribusjonstjenestene (nabovarsel, ansvarsrett og kontroll/samsvar) distribusjon av nabovarsel vises typisk kun adresselinje1 i meldinger, varsler og svarskjema. Informasjonen har ingen praktisk anvendelse, bortsett fra som informasjon for å skape gjenkjennelse, siden det kommuniseres digitalt. Fullstendig adresse (med adresselinje 2 og 3) brukes kun i de tilfellene det må sendes ut informasjon per post.

...