Varsling og mal for varslingstekster, Signeringstjenesten

Owned by Helga Jerven
Last updated: 29.01.2024
4 min read

Innhold:

Oversikt over varsling i Signeringstjenesten

Under er en oversikt over ulike steg i Signeringstjenesten (Ansako), med forklaring på hvor DiBK sender varsler og hvor vi anbefaler av søknadssystemene sender varsler.

 

Aktiviteter initiert fra ansvarlig søker

Aktiviteter initiert fra ansvarlig foretak

 

Aktiviteter initiert fra ansvarlig søker

Aktiviteter initiert fra ansvarlig foretak

Varsler fra Signeringstjenesten

  • Signeringstjenesten sender aldri varsler for aktiviteter initiert av ansvarlig søker.

  • Signeringstjenesten sender automatisk kvittering for signert erklæring til kontaktpersonen i det ansvarlige foretaket.

  • Signeringstjenesten lar brukeren sende kvittering til valgt e-postadresse med kopi av meldingen dersom man har meldt om feil/avvist erklæringen.

  • Signeringstjenesten sender aldri varsler til ansvarlig søker, men oppdatert status med erklæring/melding om avvisning kan hentes via status-APIet.

Varsler fra søknadssystemet

  • Vi anbefaler at søknadssystemet sender varsling til ansvarlig foretak når en erklæring er klar for signering.

  • Søknadssystemet bør sende automatisk purring, eller legge til rette for at ansvarlig søker kan purre, dersom erklæringen ikke er besvart i løpet av en viss tid (for eksempel en uke).

  • Søknadssystemet kan vurdere å sende varslinger dersom ansvarlig søker endrer behandlingsstatus, men bør være forsiktige så det ikke oppleves som spam. Hvor man havner når man trykker på signeringslenken, vil uansett avhenge av hvilken status erklæringen har.

  • Søknadssystemet kan vurdere å sende varslinger dersom ansvarlig foretak har signert eller avvist en erklæring. Behovet for varsling bør ses opp mot at det ikke må oppleves som spam. Det vil trolig være viktigere å varsle om at en erklæring er avvist enn om at den er signert.

 

Mal for varslingstekster

Tekstene er basert på brukertester fra høsten 2020 og 2021. Malene er laget med utgangspunkt i at ansvarlig søker sender en erklæring til signering, men kan også tilpasses til andre typer varsler.

Retningslinjer for bruk

Søknadssystemene kan selv tilpasse tekstene etter format og innspill fra brukere, men vi anbefaler at formen og emnefelt er mest mulig lik slik at oppdragene blir gjenkjennelig for ansvarlig foretak uavhengig av hvilket søknadssystem som brukes. Tekstene vil også være gjenkjennelig i tjenesten når man trykker på lenka fra varselet.

Det er svært viktig at e-poster i FtPB-økosystemet sikres tilstrekkelig. Mer informasjon her: Sikkerhetstiltak ved bruk av e-post

Se også: Hvordan unngå direktelenke til erklæringen?

SMS

[foretak.navn] har fått en [ansvars/samsvars/kontroll]erklæring for [prosjektnavn ellers adresselinje1 ellers gårdsnr. [gaardsnr], bruksnr. [bruksnr]]. Logg inn for å signere: [lenke]

Hilsen [ansvarligSoeker.navn]

Illustrasjon av SMS

 

Forslag til tillegg

  • Legge inn fristen for signering

  • Dersom samme foretak skal få flere erklæringer til signering: samle flere lenker i samme varsel

E-post

Emne

[prosjektnavn ellers adresselinje1 ellers “gårdsnr. [gaardsnr], bruksnr. [bruksnr]”] - [ansvars/samsvars/kontroll]erklæring er klar til signering

Brødtekst

Vi ber [foretak.navn] (org.nr. [organisasjonsnummer])signere [ansvars/samsvars/kontroll]erklæringen for [prosjektnavn] ellers <fjerne “for”>

Adresse: [adresselinje 1 ellers “Gårdsnr. [gaardsnr], bruksnr. [bruksnr]”], [postnummer poststed ellers [kommunenavn] “kommune”] ([gaardsnr]/[bruksnr] <vises kun hvis adresselinje 1 finnes>)

Kommunens saksnummer: [saksaar]/[sakssekvensnr] ellers fjerne linjen

Kontaktperson hos ansvarlig foretak: [foretak.kontaktperson.navn]

 

Frist for signering er [frist]

Etter fristen vil det ikke lenger være mulig å signere erklæringen.

 

Ansvarsområde (ellers “Ansvarsområder”)

ansvarsområde.funksjon.kodebeskrivelse

  • beskrivelseAvAnsvarsomraade

<liste over ansvarsområder med beskrivelser, i denne rekkefølgen: PRO, UTF, KONTROLL, SØK>

 

Her signerer du erklæringen

Logg inn på Signeringstjenesten for ansvarlige foretak hos Direktoratet for byggkvalitet for å fylle ut og signere erklæringen: [Lenke]

 

Vennlig hilsen,

[ansvarligSoeker.kontaktperson.navn ellers <fjerne “for”>] for [ansvarligSoeker.navn]

 

E-post: [ansvarligSoeker.kontaktperson.epost ellers ansvarligSoeker.epost ellers <fjern linja>]

Telefon: [ansvarligSoeker.kontaktperson.mobil ellers ansvarligSoker.kontaktperson.telefon ellers ansvarligSoeker.mobil ellers ansvarligSoeker.telefon ellers <fjern linja>]

 

Illustrasjon av e-post

 

Forslag til tillegg

  • La ansvarlig søker legge inn en beskjed til foretaket via et fritekstfelt

  • Opplyse om hvilken søknad det gjelder (eks. IG1, IG2)

  • La ansvarlig søker legge ved oppdaterte tegninger eller andre vedlegg

  • Kontrollerklæring: Opplyse om at vedlegget Plan for uavhengig kontroll må legges ved erklæringen

  • Legge inn organisasjonsnummeret til ansvarlig søker

  • Dersom samme foretak skal få flere erklæringer til signering: samle flere lenker i samme varsel. Da bør malen tilpasses til å vise en liste over erklæringer med lenker i stedet for ansvarsområder.

  • Lenke til mer informasjon om tjenesten, f.eks. signeringstjenesten.ft.dibk.no eller dibk.no/signering

Purring

Ved purring anbefales det å legge inn “Påminnelse:” foran teksten på SMS-en, og foran emnet på e-posten.

Forklaring av markeringer og hierarki

Markeringer som brukes i tekstene er:

  • [klamme] indikerer inndata fra søknadssystemet/XML

  • ellers indikerer alternativ inndata dersom førstevalget er tomt

  • <større/mindre enn> indikerer en beskrivelse

  • “sitat“ peker på et bestemt ord i teksten

Første setning: Dersom det ikke er angitt et prosjektnavn, brukes adresselinje 1 for første eiendom i XML-en. Om adresselinje1 heller ikke er oppgitt, setter vi punktum før for. Alternativene i prioritert rekkefølge blir da:

  1. (…) erklæring til signering for Mitt prosjekt.

  2. (…) erklæring til signering for Storgata 19.

  3. (…) erklæring til signering for gårdsnr. 123, bruksnr. 23.

Emne: Se forklaring for SMS.

Adresse: Fire alternativer:

  1. All informasjon finnes: Adresselinje 1, postnummer poststed (gaardsnr/bruksnr)

  2. Poststed eller postnummer mangler: Adresselinje 1, kommunenavn “kommune” (gaardsnr/bruksnr)

  3. Adresselinje 1 mangler, men postnr og poststed finnes: “Gårdsnr.” X, “bruksnr.” Y, postnummer poststed

  4. Adresselinje 1 OG postnummer eller poststed mangler: “Gårdsnr.” X, “bruksnr.” Y, kommunenavn “kommune”