2 - Saksbehandling

SB = saksbehandler søknader TS = tilsyns-saksbehandler KS = klage-saksbehandler DT = dokumenttilsyn ST = stedlig tilsyn
System oversikt
Sentral Godkjenning Kvalitetssystem er tilgjengelig for alle ansatte via Samhandling, der alle har lesetilgang.
Originalen er å finne på Fellesdisken:
Fellesmapper/Sentral_Godkjenning/SG/Gjøvik/NY/KS-System
Systemet består av 6 mapper i tillegg til en oversikt over systemet, samt hvordan man oppdaterer og bruker systemet.

Systemet består av følgende kapittel:
0 – Systemoversikt (ligger utenfor mappestrukturen)
1 – Klage
2 – Saksbehandling
3 – Tilsyn
4 – Opplæring
5 – Avvikssystem
6 – Revisjon
7 – Utgåtte rutiner

Fagansvarlige i systemet
0 – Systemoversikt
Fagansvarlig: xxx
1 – Klage
Fagansvarlig: xxx
2 – Saksbehandling
Fagansvarlig: xxx
3 – Tilsyn
Fagansvarlig: xxx
4 – Opplæring
Fagansvarlig: xxx
5 – Avvikssystem
Fagansvarlig: xxx
6 – Revisjon
Fagansvarlig: xxx
7 – Utgåtte rutiner
Fagansvarlig: xxx


Mal for prosedyrer/skjemaer
Malen som skal brukes når nye rutiner/skjemaer skrives finnes i kapittel 0 og heter
"F_00_02_3_MAL Rutiner".

Merking av rutiner
Alle rutiner skal ha en topptekst som viser følgende:
Nr. som viser rutinens unike ID.
Beskrivende navn.
Kort om: formål - hva skal vi oppnå med rutinen.
målgruppe - hvem er rutinen ment for.
hyppighet – når skal aktiviteten utføres.
Alle rutiner skal ha en bunntekst som viser følgende:
Dok.dato viser opprinnelig dato for utarbeidelse av prosedyren.
Versjon viser hvor mange ganger dokumentet er endret.
Oppdatert dato viser siste oppdateringstidspunkt.
Dokumentutvikler viser hvem som utviklet 1. utgave av dokumentet (ved vesentlige endringer skal nytt dokument produseres).
Godkjent av / dato viser hvem som har godkjent og dato for siste versjon.

Nummerering av alle dokumenter, prosedyrer og skjemaer
Eksempel:
T_00_01_3
TypeFagKapittelRutine nr.


Bokstaven først viser faginndeling:
FFelles
KKlagesak
SSaksbehandling
TTilsyn
Første siffer viser hvilket kapittel dokumentet ligger under.
Andre siffer viser dokumentnummer
Siste siffer viser type dokument
0_Rutine
1_Sjekkliste
2_Flytdiagram
3_Mal
4_Beskrivelse


Oppdatering av prosedyrer og rutiner
Følgende personer har mulighet til å oppdatere prosedyrer og rutiner i systemet (skivetilgang):

• XXX (Hovedansvarlig)
• Xxx
• Xxx
• xxx

Når en prosedyre oppdateres skal gammel prosedyre flyttes til kapittel 7 – Utgåtte rutiner, og lagres der i minimum 12 mnd.

Intern revisjon av systemet
For å sikre at vi alltid har et oppdatert system, så utføres det intern revisjon av systemet.
Følgende personer er utpekt som revisorer:

• KS-ansvarlige
• Seksjonsledere

KS-ansvarlige er ansvarlig for å utarbeide årlige planer for en slik revisjon, som lagres i kapittel 6 - Revisjon.
Planene skal omfatte alle kapitler, slik at man sikrer en årlig intern revisjon som dekker hele systemet.
For hver enkelt revisjon med fagansvarlig(e) så skal det utarbeides et referat fra revisjonen med utestående punkter. Revisor er ansvarlig for utarbeidelse av et slik referat, og dette lagres i kapittel 6 - revisjon.
For hvert av de utestående punktene skal det oppnevnes en ansvarlig for å lukke avviket, samt en tidsfrist for dette. Ved lukking skal dette forelegges respektive revisor før oppdatering i systemet. Revisor er også ansvarlig for å oppdatere oppfølgingspunktene med lukket-dato.