Oppgave/Aktivitet |
Referanse |
Utarbeide forespørsel til foretaket |
|
Ved utarbeidelse av forespørsel til foretaket er det viktig å påse at:
- det gis en begrunnelse for tilsynet, eksempelvis mottatt innrapportering, søknad, omgjøring fra stedlig tilsyn, statistisk grunnlag etc.
- det gis anledning til å kommentere eventuelle påstander fra innrapporteringsorgan
- det stilles spørsmål som er relevante i forhold til begrunnelse for DT
- det anmodes om innsending av relevante deler av systemet
- det anmodes om eksempler som viser systemet i bruk (også fra byggesaken hvor foretaket er innrapportert)
- det stilles spørsmål om behandling av avvik (også fra byggesaken hvor foretaket er innrapportert)
- det gis svarfrist 3 uker + postgang
- husk å føre foretaket inn i skjema 02 – Planlagte og gjennomførte dokumenttilsyn*.
*Ved bistand til saksbehandler med utarbeidelse av foreløpig svarbrev hvor det spørres etter deler av foretakets styringssystem, føres dette også som et dokumenttilsyn i skjema 02. Det samme gjelder bistand til vurdering av system-dokumenter som er sendt inn når foretaket på nytt søker om SG etter at de har mistet sin godkjenning. Andre typer bistand til saksbehandlere regnes ikke som tilsyn og skal ikke føres inn i skjemaet.
|
Skjema 02 |
|
|
Vurdering av tilsvar og systemdokumenter |
|
- Har foretaket forstått/svart på våre spørsmål? Hvis ikke vurdere å be om mer dokumentasjon (fase 2 brev). Ved innsendelse av hele KS-systemet, kan det være en indikator på manglende systemforståelse.
- Er systemrutiner tilpasset virksomheten?
- Tilfredsstiller systemet minimumskrav for system, se veiledningen til SAK10 § 10-1.
- Har foretaket sendt eksempler som viser systemet i bruk? Vurder eksemplene:
- Er eventuelle kritiske kontrollområder identifisert?
- I hvilken grad sikrer sjekklistene sporbarhet til myndighetskrav (både relatert til funksjonens ansvar og til tekniske krav til fagområdet)?
- Hvordan fremstår foretakets forståelse av systembruk i h.h.t. kommentar til innrapportert forhold – hvis eksempler for systembruk ikke er lagt frem?
- Fremstår eksemplene som troverdige, eller ser de ut til å være utarbeidet i etterkant/for tilfelle av tilsyn?
- Hvordan er foretakets avviksbehandling? Avdekkes avvik og blir det iverksatt tiltak for å forhindre gjentakelse? (Det sentrale ved avviksbehandling). Manglende registrering av avvik kan indikere manglende forståelse for systembruk.
- Hvis avviksbehandlingen består av å kvitte seg med den medarbeider som har feilet, er det et useriøst tiltak som ikke vil ha den ønskede effekt.
- Hvis foretaket derimot har innført en ny rutine eller satt inn et nytt sjekkpunkt i eksisterende sjekkliste, er det tiltak som kan fungere.
- Har foretaket forståelse for systembruk? I de tilfeller der foretaket selv har utarbeidet systemet er det i seg selv en indikasjon på forståelse av systembruk.
|
|
|
|
Konklusjon |
|
- Systemrutiner og systembruk er funnet i samsvar med krav i SAK10. Hvis JA, gi foretaket kort tilbakemelding og avslutt DT.
- Systemrutiner og systembruk er ikke funnet i samsvar med krav i SAK10 – Sanksjon vurderes (advarsel eller varsel om tilbaketrekk). Kan i vanskelige saker tas til drøfting i gruppemøte.
|
|
|
|
Hjelpemidler |
|
- Brevmaler (ligger i mappen Sentral godkjenning/SG Gjøvik ny/Tilsyn/ 12_Brevmaler)
- Veileder til SAK10
- Tabell 01 Hva som utløser DT
- Skjema 02 – Planlagte og gjennomførte dokumenttilsyn
- Skjema 03 – Oversikt svar innrapporteringer
|
|
