Tilsynsrapporten skal si noe generelt om tilsyn, som lovhjemmel og grunnlag for tilsyn, tema og metode for tilsyn samt definisjoner av begrepene avvik og observasjoner.
Dernest skal rapporten på en ryddig måte si noe om gjennomføringen av selve tilsynet, om foretaket og foretakets styringssystem. Dersom det har vært fokus på bestemte funksjoner og/eller fagområder bør dette komme fram i rapporten.
Til slutt skal funnene (avvik og observasjoner) presenteres. Alle avvik må begrunnes og hjemles i lov- eller forskriftstekst. Benytt standardtekster for å hjemle avvikene og begrunn tydelig hva som eventuelt manglet eller var mangelfullt.
Dersom man ikke har gjort funn som tilsier at foretaket ikke oppfyller vilkårene for SG, avsluttes tilsynet med rapporten. Foretaket gis frist på én uke til å kommentere eventuelle fakta-feil.
Dersom avvikene kvalifiserer for en advarsel (ikke alvorlig nok til å konkludere med at foretaket ikke oppfyller vilkårene for SG) sendes denne ut sammen med rapporten.
Dersom avvikene er alvorlige eller det er mange avvik som i sum kvalifiserer for tilbaketrekk, sendes varsel ut sammen med rapporten. Foretaket gis en frist på ca. 3 uker (2 uker + postgang) til å kommentere rapport og varsel.
Ved varsel om tilbaketrekk av SG må innsendt kommentar vurderes før et eventuelt vedtak fattes. Det er her viktig å legge vekt på blant annet følgende:
- Dersom systemet ikke var i bruk (spesielt dokumentasjon av kvalitetssikring av prosjektert eller utført arbeid samt rapportering av avvik) må det synliggjøres at systemet er tatt i bruk.
- Dersom sjekklister manglet sporbarhet må det synliggjøres at denne nå er på plass.
- Dersom rutiner manglet må disse nå være på plass og implementert.
- Dersom rutiner var mangelfulle/ikke tilpasset foretakets praksis, må disse nå være revidert.
- Dersom foretaket ikke hadde eierskap til systemet, at systemet var lite tilpasset og lite i bruk, må det synliggjøres hvilken prosess foretaket har vært igjennom for å få dette på plass i hele bedriften. Intern opplæring skal kunne dokumenteres.
|
Standard-tekster |
