Utvelgelse av foretak til tilsyn ved innrapportering

T-03-02-0

Utvelgelse av foretak til tilsyn ved innrapporteringer

1. Formål:

Sikre at innrapporteringene omhandler tilsynsverdige forhold

2. Målgruppe:

TS

3. Hyppighet:

Ved gjennomgang av IR

Oppgave/Aktivitet

Referanse

Formålet med rutinen er å sikre at innrapporteringene omhandler tilsynsverdige forhold. Rutinen starter ved mottatt IR og slutter ved at dokumenttilsyn innledes, eventuelt ved å ta dokumentet til orientering evt. sende tilbakemelding på innrapportering.

Det lages halvårlige lister over hvem som har ukeansvar for å gå gjennom innrapporteringslista i SGIKT. Lista henges opp på tavla. Hver enkelt innrapportering blir da vurdert i forhold til ulike kriterier.

Det vurderes om innrapporteringen kan tas til orientering og saken avsluttes ved at det sendes et tilbakemeldingsbrev til innrapporteringsorganet, eller om det bør startes et dokument- eller stedlig tilsyn. I noen tilfeller kan det være greit å avvente saken, dersom foretaket er gitt en svarfrist overfor en kommune. Tilbakemeldingsbrev skrives fortløpende av de som har ukeansvar for å gå gjennom innrapporteringene. Eventuelle tilsynskandidater for DT fordeles på morgenmøte en gang i uken. Kandidater for ST føres inn i skjema 05 Tilsynskandidater.

I noen få tilfeller vil en IR være av så alvorlig grad at det må vurderes å gå rett på sanksjon uten oppstart av dokumenttilsyn. En slik form for sanksjonering stiller store krav til vurderingen, og varsomhet må utvises. Dette gjelder der foretaket har vedgått brudd på plan- og bygningslovgivningen. V'arsel om tilbaketrekk er aktuelt.

Når en IR gjelder endringer i organisasjonen til foretaket skal det alltid, som et minimum, spørres etter ny oppdatert organisasjonsplan. På sikt bør det vurderes om dette er en oppgave for saksbehandler SG.

Skjema 05

Kriterier ved IR fra offentlige organer

1. Alvorlighetsgrad (jf. tabell 01 – hva som utløser DT)
   
   
   
2. Antall tidligere innrapporteringer
   
   
   
3. Funksjoner foretaket er godkjent innenfor. Vektlegges i samsvar med eventuelle pålagte politiske føringer.
   
   • Ansvarlig søker
     
   • Ansvarlig prosjekterende
     
   • Ansvarlig utførende
     
   • Ansvarlig kontrollerende
     
     
     
4. Tiltaksklasse
   
   • Høyere tiltaksklasse prioriteres fremfor lavere tiltaksklasse der andre forhold er like
     
     
     
5. Virksomhetsområde(r)
   
   • Gjeldende politikk i direktoratet
     
   • Hvor stor andel av byggefeilene antas å ha tilknytning til området?
     
   • Hvor bredt arbeider foretaket?
     
     
     
6. Sjekke eventuell hjemmeside mht. størrelse – antall ansatte/omsetning/type prosjekter etc.
   
   
   
7. Avviksbehandling i foretaket
   
   • Har foretaket tidligere vist god/dårlig forståelse for dette arbeidet?
     
   • Har foretaket gjort samme feil tidligere?
     
   • Hvis ja, tilsier tidspunktene at gjentakelse kunne vært unngått?
     
     
     
8. Avdelingens/saksbehandlers ressurser
   
   
   Gjør en totalvurdering av hensiktsmessigheten av å følge opp innrapporteringen med tilsyn eller skriftlig tilbakemelding til kommunen på bakgrunn av de enkelte momentene som er listet opp ovenfor.

Tabell 01

Kriterier ved IR fra private, media og andre ikke offentlige organer

1. Mediesaker
   

• Foreta objektiv vurdering av fakta
  
• Avklar / Verifiser innhold
  
• Vurder alvorlighetsgraden mht. pbl - reaksjon – er tilsyn hensiktsmessig?
  
• Sjekk veileder for mediehåndtering/avklar med avdelingsleder før offentlige uttalelser
  
• Iverksett DT med foretaket hvis forutsetninger er tilstede eller skriv merknad i saksbehandlingssystemet (SGIKT)
  
  
  

1. Innrapportering fra private
   

• Gi melder tilbakemelding – henvis til Klagenemnda for Håndverkstjenester eller kommunale bygningsmyndigheter
  
• Vurder melding i lys av foretakets historikk
  
• Vurder melding i lys av system- og kvalifikasjonskrav for SG
  
• Vurder alvorlighetsgraden mht. pbl:
  
• Alvorlig forhold: dokumentfalsk/manglende seriøsitet/påvist udugelighet/mangler faglig ledelse mm– iverksett DT med foretaket
  
• Mindre alvorlig forhold – skriv merknad i saksbehandlingssystemet
  
  
  

1. Innrapportering om faglig ledelse
   

• Vurder om meldingen tilsier gjennomføring av DT. Vær varsom – husk at meldingen kan være farget av personlige interesser
  
• Få en skriftlig uttalelse dersom meldingen kommer i muntlig form. Utvis forsiktighet – spesielt der melder arbeider i foretaket – påskudd for DT
  
• Er det mye brudd på regelverket i aktuell bransje?Foretakets historikk – tidligere advarsel el.
  
• Iverksett DT med kvalifikasjoner eller lukk saken
  

Hjelpemidler

• Arkivet (ESA)
  
• Tabell 01 Hva som utløser DT?
  
• Skjema 05 Kandidatliste
  
• Brevmaler (ligger lagret under Sentral godkjenning/SG Gjøvik ny/Tilsyn/ 12_Brevmaler)
  
• Veileder for mediehåndtering (notat v/Gro Maren Mogstad Karlsen)