Forberede tilsynsmøtet

T-03-2 2-0

Forberedelse til tilsynsmøtet

1. Formål:

Tilsynsmøtene må planlegges godt for å sikre forutsigbar og effektiv gjennomføring av stedlige tilsyn

2. Målgruppe:

Tilsynsleder og tilsynsmedarbeider og evt. observatør

3. Hyppighet:

Månedlig

Oppgave/Aktivitet

Referanse

Tilsynsleders oppgaver

1. Tilsynsleder skal sørge for at spørsmålsliste for gjennomføring av tilsynet blir laget. Eventuelle innrapporteringer gir føringer for hvilke spørsmål vi bør ha fokus på.
   
   
   
2. Tilsynsleder skal sørge for at relevante opplysninger fra arkivet (innrapporteringer), fra Proff, fra SGIKT etc. lagres som pdf-dokumenter under foretakets mappe (Sentral godkjenning/SG Gjøvik NY/Tilsyn/21_Stedlige tilsyn/20xx/Mappe for sted/Mappe for foretak). Er det flere innrapporteringer lagres de på hver sin pdf-fil. Filene overføres til Samhandlingsplattformen, hvor hver og en kan gå inn og laste ned på sin iPad. DiBK er sertifisert som Miljøfyrtårn og vi tilstreber å bruke minst mulig papir. Det er også vekt- og plassbesparende når vi er ute på tilsynsreise.
   
   
   
3. Lage gul mappe til tilsynsmedarbeider (spørsmålsliste).
   

Samhandlingsplattformen

Tilsynsmedarbeiders oppgaver

1. Bistå tilsynsleder i arbeidet med spørsmålsliste (spesielt ved fokus på bestemte temaer; brann, energi, UU etc.).
   
   
   
2. Sette seg inn i opplysninger om foretaket og laste inn informasjon på iPad fra samhandlingsplattformen.
   

Hjelpemidler under forberedelse

• Agenda for møtet
  
• Generelle spørsmålslister for SØK/PRO/UTF/KTR
  
• Spørsmålslister for ulike fagområder (eks. brann)
  
• Arkivet (evt. innrapporteringer, tidligere tilsyn, klagesaker)
  
• SGIKT
  
• Foretakenes hjemmesider
  
• Proff
  
• Samhandlngsplattformen