Før planleggingen starter må det alltid avklares med gruppeleder om det er endringer i tilsynsplanen vedrørende personalressurser. Ved besøk hos de største foretakene bør det vurderes om det skal delta 2 tilsynsmedarbeidere i tillegg til tilsynsleder.
Ved fokus på bestemte temaer (brann, universell utforming, energikrav etc.) må det vurderes hvorvidt vi har behov for spesialkompetanse i forkant av tilsynet. Det kan være bistand fra fagpersoner i BB for å avklare hva vi kan og skal spørre om når vi er ute på tilsyn.
Når planleggingsarbeidet starter skal alltid sjekkliste 11.01.01 benyttes. Reisemåte må avklares. Det lønner seg å bestille flyreiser og hotellovernatting i god tid, slik at dette er avklart før vi sendes ut brev til foretakene.
Vær oppmerksom på ulike vinter- og høstferier.
For øvrig følges rutinen nedenfor: - sjekke skjema 05 Kandidatliste som ligger under mappen 'Sentral godkjenning/SG Gjøvik NY/Tilsyn/20_Tilsynskandidater/'
- sjekke arkivet og SGIKT - foretak med eventuelle innrapporteringer eller søknader/klagesaker under behandling
- vurdere kontakt med andre offentlige instanser (kommuner, Arbeidstilsyn etc.)
- gjøre ulike søk basert på kommune, funksjon, godkjenningsområde og tiltaksklasse. Sørge for å ha noen foretak i reserve, dersom noen melder avbud
- sjekk også eventuell hjemmeside, Proff samt siste søknad om SG
- sjekke foretakenes besøksadresse og lage en plan for praktisk gjennomføring (geografisk)
- kopier skjema 04 Oversikt over utvalgte foretak, som ligger under mappen 'Sentral godkjenning/SG Gjøvik NY/Tilsyn/13_Skjemaer' over til mappen 'Sentral godkjenning/SG Gjøvik NY/Tilsyn/21_Stedlige tilsyn/ 20xx/Mappe for sted/' og fyll inn de utvalgte tilsynskandidatene
- gi listen til den som er "ringeansvarlig". Vedkommende tar en telefon til foretaket for å si at vi kommer på besøk. Få foretakets e-postadresse og informer om at varselbrev blir sendt per e-post. Kontroller også om foretakets post- og besøksadresse stemmer.
- dersom noen foretak har gyldig grunn til å ikke ta imot oss, må "ringeansvarlig" kontakte planleggerne og avklare hvilke reserver som er aktuelle
- etter ringerunden jobber planleggerne videre med å fordele roller (tilsynsleder/-medarbeider) samt at saksnummer reserveres i arkivet (i ny tilsynsmodul vil dette kunne skje automatisk) og fordel sakene mellom planleggerne. Skjema 04 Oversikt over utvalgte foretak oppdateres
- lag innkallingsbrev/varselbrev og send dette per e-post. Be om at foretaket svarer på e-posten for å bekrefte at de har mottatt varselet
- legg skjema 04 samt oversiktskart i hyllen til tilsynsledere/-medarbeidere
- overfør bekreftede tilsyn til tilsynsleder (i arkivet, eventuelt i SGIKT når tilsynsmodulen er klar)
- oppdater skjema 01 Planlagte og gjennomførte stedlige tilsyn, som ligger under mappen 'Sentral godkjenning/SG Gjøvik NY/Tilsyn/ 25_Rapportering/20xx/'
- dersom kommunebesøk - kontakt kommunen og avtal møtetidspunkt. Be kommunen invitere eventuelle nabo-/samarbeidskommuner
|
Sjekkliste
11.01.01
Skjema 05
Skjema 04
Egen rutine
Skjema 04
Skjema 01
|
